Каждые выходные посетители крупнейшего торгово-развлекательного центра нашего региона могут насладиться не только шопингом, но и разнообразными развлекательными и познавательными мероприятиями. Здесь проходят спортивные турниры и занятия фитнесом, мастер-классы и выставки, а также ярмарки, дефиле, концерты и фестивали. За последние десять лет в «Сити Молле» прошло более 1,5 тысячи эвентов. Организует их небольшая команда всего из двух человек. Вместе они пишут сценарий, придумывают декорации, приглашают музыкантов, танцоров и спортсменов. Начальник службы эвент-менеджмента ТРЦ «Сургут Сити Молл» Ольга Идиатулина рассказала, какая работа стоит за каждым проведенным мероприятием.
– Как придумываете предстоящие эвенты?
– У нас есть традиционные мероприятия, которые мы проводим каждый год. Они нравятся нашим посетителям, и мы знаем, что люди с удовольствием придут на них. Но мы также придумываем и новые фесты, идеи которых увидели, прочитали или просто пришли нам в голову, и мы развили их до события! Например, проект «Котариум» мы привезли из Москвы, когда были в командировке. У нас в городе есть благотворительный фонд «Дай лапу». Они знали о нем, но у них не было места, где бы такое можно было создать. Мы предложили им свое помещение совершенно бесплатно, сами его оборудовали. Они же позвали волонтеров, которые следят за животными. Так, за год мы приютили уже пятьдесят котиков.
– Сколько времени вы тратите на организацию одного мероприятия?
– У нас есть годовой план, где запланированы традиционные мероприятия, а также в более мобильном формате мы создаем нашу афишу примерно за месяц. Так, в июле мы уже знаем, что у нас будет в августе. Небольшие концерты или спортивные занятия планируем за пару недель до начала, но реализовывать их начинаем буквально за неделю. К большим мероприятиям готовимся, конечно, намного раньше. В этом плане мы очень оперативные и гибкие. Если нужно, мы можем быстро скорректировать план, если это не несет за собой серьезных неполадок. Однажды, к нам обратились представители российской организации Fight Night Global, они хотели организовать официальное взвешивание спортсменов смешанных единоборств. Мы задали вопрос «когда хотите провести?». Их ответ был «сегодня». За три часа мы организовали отличное взвешивание с качественным звуком, светом, местами для зрителей и рекламой.
Наша службы эвент-менеджмента в ТРЦ «Сургут Сити Молл» невелика. Нас всего двое. Все удивляются: «Как же вы столько делаете». Чаще всего мы сами выступаем инициаторами наших событий, мы встречаемся с партнерами, ведем переговоры, обдумываем, как лучше сделать, какая площадка подойдет для того или иного мероприятия, решаем, нужны ли нам сцена, звуковое оборудование, микрофоны и другой инвентарь. На определенных этапах подготовки, если это необходимо, нам помогают сотрудники других наших служб: административной, технической и коммерческой служб, маркетологи и юристы. Одной из важных составляющих является то, что наш генеральный директор доверяет нам, дает возможность креативить, не бояться и пробовать что-то новое. У нас прекрасный, отзывчивый коллектив. Все работают в команде, и это помогает нам сделать качественный контент для торгового центра.
– С чего начинается подготовка?
– Первый этап воплощения нашей идеи в жизнь, когда мы уже определились с идеей и партнерами, – это написание программы и сценария. Я пишу его самостоятельно. Например, когда я готовлю текст для дефиле, то стараюсь дать посетителям актуальную информацию. Смотрю, соответствует ли описание коллекции, одежде, которую магазины предоставили для показа. Написание сценария много времени не занимает. Важно, чтобы был толковый ведущий. Он в случае чего поможет, подкорректирует. Обязательно в текст мы включаем рекламу наших будущих мероприятий и партнеров. Также мы тесно сотрудничаем и с нашими арендаторами. Они предоставляют подарки для наших конкурсов. С нашей стороны мы организуем рекламу для них в ТРЦ.
– А что насчет декораций, инвентаря и техники?
– Декорации мы тоже придумываем самостоятельно. Командой решаем, как будут оформлено пространство и фотозоны. Бывает, создаем сами из того, что есть. Инвентарь стараемся использовать по несколько раз. Мы любим, когда у нас все есть под рукой, поэтому приобрели не один комплект профессионального музыкального оборудования для мероприятий на улице и внутри торгового центра. Мы столько раз проводили спортивные фестивали, что в конце концов купили и специальное покрытие. Когда к нам приходят люди, которые хотят что-то провести на площадке «Сургут Сити Молла», первым делом мы спрашиваем: «Что вам нужно?». Мы стараемся максимально безвозмездно им помочь, ведь у нас есть и микрофоны, и звук, и столы со стульями.
Для большинства мероприятий мы также готовим сцену. Ее монтаж начинается в ночь перед мероприятием, чтобы днем мы не мешали посетителям. В это же время готовим площадку, двигаем столы и стулья, устанавливаем трибуны. Начинаем мы это после десяти вечера, а заканчиваем, если мероприятие масштабное, около четырех часов утра.
– Как выбираете артистов для предстоящих концертов и фестивалей?
– Мы сотрудничаем со спортивными федерациями города и округа, с муниципальными учреждениями, некоммерческими организациями и просто с любительскими клубами. Там очень много талантливых ребят в различных сферах. В Сургуте очень много молодых музыкальных коллективов, которые выросли на наших глазах. Есть исполнители «ВсемПоБарабану». Некоторые из этих ребят уже уехали в Санкт-Петербург, но они начинали у нас, и мы очень рады, что такие талантливые люди развивались на нашей площадке. ТРЦ «Сургут Сити Молл» – это местный бренд, и мы очень ценим нашу связь с сургутянами, поэтому открыты для сотрудничества со всеми. Всегда приглашаем поучаствовать и показать свои таланты и навыки.
Например, на прошедший Rockfest мы пригласили молодых ребят, которые очень хотели поделиться своим талантом и музыкой, чтобы их увидели, узнали. Все началось со Дня молодежи. Мы проводили «Хобби Фест», и одна из площадок должна была быть музыкальной. Но так как музыканты исполняют рок, а это очень громко и не всем посетителям может быть комфортно, мы решили перенести их концерт на открытый воздух. Некоторых из приглашенных ребят мы уже знали, они позвали своих знакомых. Так появился чат, в котором и родился прошедший фестиваль. Мы предоставили им необходимое звуковое оборудование, сцену, звукооператора, они принесли свои инструменты. Заранее мы отобрали песни для исполнения, потому что нам важно, чтобы мероприятие было качественным. Репетиций мы не проводим, все же в торговом центре это не удобно. Но перед такими музыкальными концертами обычно бывает небольшой саундчек (настройка звукового оборудования и проверка звука – прим. автора).
– Почему решили проводить не только культурные, но и спортивные мероприятия?
– Торговые центры давно стали местом, где помимо шопинга человек ищет приятный и интересный досуг. Современный покупатель жаждет получить новые впечатления – и чем больше и ярче, тем лучше. Зумба, джампинг, фитрок – новые направления в фитнесе, которые набирают популярность. Это динамично, ярко и полезно для здоровья. Когда мы нашли тренеров, они подтвердили, что, действительно, в Сургуте много желающих попробовать такие виды спорта. Наши мероприятия – это отличная возможность для посетителей бесплатно поучаствовать в занятии с сертифицированным тренером. Со многими из спортсменов у нас уже налажены контакты, и мы приглашаем их на наши мероприятия. Иногда приходится просто вбивать запрос в поисковик и искать нужные номера. У меня есть желание провести на нашей площадке турнир по фехтованию или бильярду, такого мы еще не делали, но здесь много технических сложностей. Например, бильярдные столы очень дорогие и тяжелые, у них есть специальное крепление.
– На всех проводимых эвентах вы присутствуете лично?
– Да, я или мой коллега Андрей всегда на месте. Мы контролируем ход мероприятия, помогаем людям, решаем вопросы, которые возникают в процессе мероприятия, снимаем контент для социальных сетей. Бывают, конечно, и форс-мажоры, где здесь и сейчас необходимо решить вопрос. Из небольшого, идет дефиле, модели не успевают переодеваться, а у тебя в сценарии уже объявлен выход. Приходится ведущему как-то махать, кричать, чтобы он переходил к розыгрышу. У нас специально на такие случаи всегда есть небольшие подарки гостям.
Самое важное, мы наблюдаем за посетителями, как они реагируют на то или иное мероприятие. Много ли народу на нем, охотно ли участвуют в конкурсах. Чаще всего мы получаем положительную реакцию и улыбки, видим «постоянных клиентов», гостей, которые не пропускают ни одно наше мероприятие, и я этому очень рада.
– Какое мероприятия для вас было самым сложным?
– В памяти сразу всплывает концерт Мота, Битва хоров, Турнир по танцам и, конечно, 10-летие «Сити Молла». Оно прошло недавно, в октябре 2022 года. В данном случае нам нужна была не просто идея, а концепция всего мероприятия, чтобы сложилась большая четкая гармоничная картинка, что мы будем делать, а главное – для чего, какой результат мы ожидаем. В праздничную дату мы решили подготовить для посетителей крутой подарок – автомобиль. За три месяца мы запустили акцию «День рождения в десятку!», а потом перешли к масштабному и более творческому процессу – написанию программы на целый день. Мы разделили ее на два блока – детский и взрослый. Нашли партнеров, которые помогли нам собрать необходимый пул артистов. Так, детскую часть мы отработали с местными специалистами.
Сургутяне также помогли нам привезти артистов из Москвы и Екатеринбурга. Перед этим мы отсмотрели их творчество, чтобы интересно было всем нашим посетителям. Говоря словами, на первый взгляд кажется все просто, но на деле это огромная работа со своими техническими составляющими, огромным количеством деталей и нюансов. Но результат оправдал все наши ожидания. Большой красивый праздник, огромное количество людей, подарки, веселье и смех. Мы получили множество положительных отзывов. Этот день запомнился людям не только выигранными призами, но и классной программой.
– Почему в «Сургут Сити Молл» проходит столько различных мероприятий?
– Мы позиционируем себя как семейный ТРЦ, у нас разновозрастная аудитория, ведь семья – это не только папа, мама и ребенок, это бабушки и дедушки, братья и сестры. К примеру, 8 июля, в День семьи любви и верности, мы провели семейный шахматный турнир. Вы не представляете, как было приятно смотреть на старшее поколение, которое пришло не просто поддержать своих внуков, но и поучаствовать. Нам важно, чтобы мероприятие было интересным и комфортным для всех.
Более 100 мероприятий в год проводят в ТРЦ «Сургут Сити Молл»